Jak uzyskać Social Security Number (SSN)?

Social Security Number (SSN) to poniekąd amerykański odpowiednik naszego numeru PESEL. Nie zostaje on jednak przyznany automatycznie. Jak więc go uzyskać?

Numer ubezpieczenia społecznego (Social Security Number, SSN) początkowo służył do ustalania wysokości dochodów i odprowadzanych na tej podstawie składek do amerykańskiego odpowiednika naszego ZUS-u. Szybko zaczęto wykorzystywać go także w celach podatkowych, a z czasem stał się narzędziem identyfikacji obywateli USA i stałych rezydentów. Obecnie zaś numeru SSN potrzebuje też wielu posiadaczy tymczasowej wizy do Stanów. Dowiedz się, jak go zdobyć.

W poniższym artykule przeczytasz m.in.:

• czym jest Social Security Number,
• do czego służy SSN,
• gdzie i jak złożyć wniosek o nadanie numeru ubezpieczenia społecznego,
• czy aby uzyskać Social Security Number, trzeba osobiście przyjść do urzędu,
• jakie dokumenty są potrzebne, aby ubiegać się o SSN,
• ile kosztuje wyrobienie Social Security Number,
• jak długo czeka się na przyznanie numeru ubezpieczenia społecznego,
• czy można nadać SSN dziecku,
• czy można uzyskać Social Security Number, nie znając angielskiego,
• czy można uzyskać SSN, nie mając pozwolenia na pracę,
• co zrobić, by nie paść ofiarą kradzieży tożsamości (oraz co zrobić, jeśli kradzież ta nastąpiła),
• co zrobić, jeśli zgubisz kartę z numerem ubezpieczenia społecznego,
• czy można zmienić Social Security Number.

Co to jest SSN

Numery ubezpieczenia społecznego nadaje się w Stanach Zjednoczonych od 1936 r. Każdy taki numer składa się z dziewięciu cyfr podzielonych dywizami na trzy części w następujący sposób:

111-11-1111

Zestaw pierwszych trzech cyfr to numer obszaru, w którym znajduje się adres korespondencyjny podany we wniosku o SSN. Kolejne dwie cyfry to tzw. numer grupy (ang. group number), nadawany według ustalonego, ale nieoczywistego porządku (więcej na ten temat dowiesz się na właściwej stronie Wikipedii). Ostatnie cztery cyfry natomiast przyznaje się kolejnym posiadaczom SSN rosnąco.

Do czego jest potrzebny Social Security Number

Jak wspomniano na wstępie, Social Security Number wykorzystywany jest do obliczania wysokości składek społecznych i odprowadzanych podatków, ale nie tylko. Wiele firm i instytucji traktuje go jako coś w rodzaju naszego numeru PESEL. SSN może być wymagany więc w sytuacjach takich jak:

• podjęcie zatrudnienia,
• wynajem mieszkania lub kupno domu,
• wyrobienie prawa jazdy w USA,
• wizyta u lekarza czy pobyt w szpitalu,
• założenie konta lub lokaty w banku,
• zaciągnięcie kredytu lub pożyczki,
• sporządzenie zeznania podatkowego,
• ubieganie się o ubezpieczenie zdrowotne, emeryturę, rentę inwalidzką, dofinansowanie leków na receptę oraz inne świadczenia.

O ile jednak w Polsce numer PESEL jest nadawany „z urzędu”, o tyle o Social Security Number trzeba się postarać.

Gdzie można zdobyć SSN

Organem uprawnionym do nadawania SSN jest Administracja Ubezpieczeń Społecznych (Social Security Administration, SSA), której oddziały rozmieszczone są po całych Stanach. O adres najbliższego urzędu można spytać, dzwoniąc pod amerykański numer 1-800-772-1213, jak również znaleźć taki urząd na stronie https://secure.ssa.gov/ICON/main.jsp, podając swój kod pocztowy.

To właśnie w oddziale SSA należy załatwić całą sprawę. Poza granicami Stanów Zjednoczonych o nadanie lub zmianę numeru SSN mogą ubiegać się tylko amerykańscy obywatele i stali rezydenci, którzy powinni w tym celu skontaktować się z tzw. biurem świadczeń federalnych. W Polsce są dwa takie biura, w Krakowie i w Warszawie – ich adresy znajdziesz tutaj.

Do biura SSA nie muszą ponadto udawać się osoby, które zaznaczyły chęć uzyskania Social Security Number we wniosku o wizę imigracyjną tudzież o zieloną kartę – o ile tylko w momencie przyjazdu do Stanów po jej uzyskaniu miały co najmniej 18 lat, a sam wniosek złożono nie wcześniej niż w październiku 2002 r. W takiej sytuacji karta z numerem SSN zostaje wysłana pocztą na ten sam adres, na który Urząd Imigracyjny (US Citizenship and Immigration Services, USCIS) wysyła kartę stałego rezydenta. Powinno to nastąpić w ciągu trzech tygodni od chwili przekroczenia granicy USA.

Jeśli do Stanów wybierasz się na podstawie wizy nieimigracyjnej, która umożliwia ci podjęcie zatrudnienia, możesz poprosić o nadanie SSN przy okazji składania w USCIS wniosku o pozwolenie na pracę (formularz I-765, Application for Employment Authorization). Wówczas również nie trzeba odwiedzać oddziału SSA osobiście. Musisz natomiast to zrobić, jeśli posiadasz wizę pracowniczą.

Potrzebne dokumenty

Będzie ona jednym z dwóch głównych dokumentów, jakie należy okazać, ubiegając się o Social Security Number. Są nimi bowiem:

• dokument poświadczający tożsamość, datę i miejsce urodzenia – np. akt urodzenia (w przypadku obywateli amerykańskich), paszport;
• dokument poświadczający, że możesz legalnie pracować w Stanach – czyli np. właśnie wiza pracownicza, zezwolenie na pracę (formularz I-766, Employment Authorization Document, EAD), wiza imigracyjna/karta stałego pobytu, ostatni formularz I-94 (wystawia go urzędnik imigracyjny w momencie wjazdu na teren USA).

Uwaga: teoretycznie jeden dokument może zostać wykorzystany w dwóch celach – np. EAD może służyć zarówno jako dokument tożsamości, jak i zezwolenie na pracę – ale dostarczyć trzeba co najmniej dwa oddzielne dokumenty.

Uprawnieni do podjęcia pracy posiadacze wiz studenckich muszą ponadto przedstawić:

• formularz I-20 (wizy F-1, M-1) lub formularz DS-2019 (wizy J-1, J-2), czyli potwierdzenie przyjęcia do szkoły lub programu wymiany,
• sporządzone na papierze firmowym pismo od sponsora programu wymiany zezwalające na podjęcie zatrudnienia (wizy J-1, J-2),
• dokument opisujący m.in. pracę, która ma zostać podjęta, jej wymiar godzinowy i dane przełożonego.

Dokumenty dołącza się do wniosku o nadanie SSN, czyli formularza SS-5. Formularz można wypełnić w oddziale SSA, można też przynieść gotowy wydruk, pobierając stosowny plik z tej strony – znajdują się tam również wskazówki dotyczące całej procedury. Co ważne, uzyskanie Social Security Number nic nie kosztuje, nie trzeba więc dołączać dowodu uiszczenia jakiejkolwiek opłaty.

Uwaga: do biura SSA dostarczyć trzeba oryginały lub kopie poświadczone przez instytucję wydającą dany dokument. Odpisy notarialne i kserokopie nie są akceptowane, podobnie jak pokwitowania stwierdzające przyjęcie prośby o wydanie dokumentu.

Jak długo trwa wyrobienie SSN

Karta z numerem ubezpieczenia społecznego jest wysyłana pocztą na adres korespondencyjny podany we wniosku, zwykle w ciągu dwóch tygodni od chwili jego złożenia. W tym czasie okazane dokumenty są weryfikowane w instytucjach, które je wystawiły.

Uwaga: wniosek o nadanie Social Security Number zaleca się złożyć dopiero po 10 dniach od przybycia do Stanów Zjednoczonych. Tyle bowiem może zająć przetwarzanie informacji o przyjeździe przez zintegrowany system baz informatycznych należących m.in. do SSA i Departamentu Bezpieczeństwa Wewnętrznego (Department od Homeland Security, DHS). Jeśli zgłosisz się wcześniej, czas rozpatrywania wniosku o SSN może się więc wydłużyć.

Czy dzieci potrzebują Social Security Number

Nawet do trzech miesięcy potrafi zająć natomiast nadanie numeru ubezpieczenia społecznego dziecku. Osoby niepełnoletnie nie mają obowiązku go posiadać, ale bez SSN nie można np. uwzględnić dziecka w zeznaniu podatkowym czy ubiegać się dla niego o ubezpieczenie zdrowotne lub inne świadczenia. O Social Security Number dla dziecka da się wnioskować zasadniczo na dwa sposoby:

• w szpitalu, tuż po narodzinach – w momencie dostarczania danych do aktu urodzenia (najlepiej przedstawić numery ubezpieczenia obojga rodziców, ale jeśli ich nie ma, nadanie numeru dziecku wciąż jest możliwe);
• w oddziale SSA – przygotowując formularz SS-5, dokument stwierdzający wiek, tożsamość i amerykańskie obywatelstwo dziecka oraz dokumenty tożsamości rodziców (uwaga: dziecko w wieku powyżej 12. roku życia musi stawić się w biurze SSA osobiście, nawet jeśli rodzic wypełnił formularz w jego imieniu).

Więcej informacji (w języku polskim) na temat nadawania numeru ubezpieczenia społecznego dzieciom znajdziesz tutaj.

Jeśli nie masz zezwolenia na pracę

Jak już wspomniano, jednym z warunków uzyskania SSN jest przedstawienie dowodu możliwości podjęcia legalnej pracy na terenie USA. Jeśli twój status na to nie pozwala, SSA nada ci numer ubezpieczenia społecznego tylko w wyjątkowym, dobrze uzasadnionym przypadku. Np. wtedy, gdy prawo stanowe lub federalne wymaga go, aby wypłacić świadczenie, do otrzymania którego odpowiednie władze cię już uprawniły – ale już nie w celu uzyskania prawa jazdy czy sprawdzenia historii kredytowej.

Na szczęście o ile nie posiadając Social Security Number, nie da się w Stanach legalnie pracować, o tyle w innych sytuacjach, w których jest on zwykle potrzebny, można go zastąpić innym narzędziem identyfikacyjnym. Np. paszportem. Z kolei do celów rozliczeń podatkowych służyć może chociażby ITIN – Individual Taxpayer Identification Number (numer identyfikacyjny indywidualnego podatnika). Jest on wydawany przez IRS (Internal Revenue Service), czyli amerykański odpowiednik naszego fiskusa. O tym, jak go uzyskać, przeczytasz tutaj.

Jeśli nie mówisz dobrze po angielsku

Najważniejsze informacje na stronie internetowej SSA zostały przetłumaczone na kilkanaście języków, w tym język polski – są one dostępne tutaj. Osoby, które nie mówią zbyt dobrze po angielsku, mogą też liczyć na bezpłatną pomoc tłumacza podczas wizyty w urzędzie. Wystarczy z pewnym wyprzedzeniem zgłosić taką potrzebę przez telefon. Również dzwoniąc na infolinię, można na początku rozmowy poprosić o jej tłumaczenie.

Kradzież tożsamości

Jeśli ktoś nieupoważniony wejdzie w posiadanie twojego numeru ubezpieczenia społecznego, będzie mógł m.in. wziąć w twoim imieniu kredyt, a nawet wypłacić pieniądze z twego konta. Dlatego należy pamiętać o zachowywaniu środków ostrożności, takich jak:

• przechowywanie karty z SSN w bezpiecznym miejscu i noszenie jej przy sobie tylko wtedy, gdy jest potrzebna (najczęściej zaś wystarczy podać sam numer, wystarczy więc nauczyć się go na pamięć – stąd też poniekąd wynika powyższy problem),
• upewnianie się, że osoba lub instytucja, której podajesz SSN – zwłaszcza przez internet lub telefonicznie – jest godna zaufania,
• niszczenie dokumentów i formularzy zawierających SSN przed wyrzuceniem ich do śmieci.

W razie podejrzeń, że inna osoba posługuje się twoim numerem ubezpieczenia społecznego, można natomiast podjąć kilka z poniższych kroków:

• skontaktować się z Social Security Administration,
• wejść na rządową stronę https://identitytheft.gov lub zadzwonić pod numer 1-877-IDTHEFT(1-877-438-4338) w celu zgłoszenia kradzieży tożsamości i uzyskania planu dalszych działań,
• skontaktować się z IRS (aby np. ktoś obcy nie pobrał należnego ci zwrotu podatku), wchodząc na stronę https://www.irs.gov/identity-theft-central lub dzwoniąc pod numer 1-800-908-4490,
• zgłosić sprawę w Internetowym Centrum Zgłaszania Przestępstw (ang. Internet Crime Complaint Center, ICCC), na stronie https://www.ic3.gov – powiadomione zostaną o tym wówczas organy ścigania na różnym szczeblu.

Nadanie nowego numeru ubezpieczenia społecznego

W najgorszym razie możliwe jest nadanie nowego SSN. Procedura wygląda zasadniczo podobnie, jak to opisano wyżej, trzeba jednak wykazać kłopoty spowodowane korzystaniem z twojego numeru ubezpieczenia przez niewłaściwą osobę (czyli chociażby niemożność zaciągnięcia kredytu). Jeśli np. karta z SSN została zagubiona, ale brak jest dowodów na to, że ktoś posługuje się twoim numerem, SSA nie przydzieli kolejnego. Wówczas można co najwyżej wnioskować o wydanie nowej karty. Nie wolno jednak robić tego częściej niż 3 razy na rok i więcej niż 10 razy w ciągu życia. Limit ten nie obejmuje przypadków wymiany karty w związku ze zmianą nazwiska lub statusu imigracyjnego (jak np. zdobycie zielonej karty czy uzyskanie amerykańskiego obywatelstwa). Numer ubezpieczenia społecznego pozostaje w każdym z przypadków taki sam.

Nie otrzymasz nowego Social Security Number również wtedy, gdy zechcesz go zmienić w celu uniknięcia bankructwa lub odpowiedzialności prawnej. O zmianę SSN mogą natomiast wnioskować np. ofiary przemocy, które chcą zmienić tożsamość i miejsce zamieszkania. Zarówno jednak wówczas, jak i po kradzieży tożsamości, trzeba liczyć się z utrudnieniami, jakie mogą czekać we wszystkich instytucjach, które mają twój stary numer ubezpieczenia społecznego – nie wolno się bowiem nim posługiwać, jeśli masz już kolejny. Zmiana Social Security Number nie zawsze więc musi okazać się najlepszym rozwiązaniem.

Zdjęcia: Unsplash.com