Jak umówić termin rozmowy z konsulem USA

Po złożeniu wniosku wizowego i wniesieniu opłaty za jego rozpatrzenie trzeba umówić się na spotkanie z konsulem. Przeczytaj, w jaki sposób można to zrobić.

W zdecydowanej większości przypadków, aby otrzymać wizę do USA, trzeba odbyć rozmowę z konsulem tego kraju. W tym celu należy udać się do Ambasady Stanów Zjednoczonych (w Warszawie) albo do Konsulatu Generalnego (w Krakowie). Do amerykańskiej placówki dyplomatycznej nie można jednak wejść ot tak, z ulicy. Trzeba wcześniej umówić się na spotkanie. Jak to zrobić? O tym właśnie piszemy w poniższym artykule.

Dowiedzieć się z niego można m.in.:

• jak zarejestrować się w internetowym systemie umawiania spotkań wizowych,
• jak umówić się na spotkanie z konsulem USA przez internet,
• jak umówić się na spotkanie z konsulem USA przez telefon,
• co jest potrzebne do wyznaczenia terminu rozmowy z konsulem USA,
• jak umówić się na spotkanie grupowe z konsulem USA,
• jak odwołać rozmowę z konsulem USA albo zmienić jej termin,
• jak odległe są terminy rozmów z konsulem USA,
• jak umówić się na rozmowę z konsulem w trybie pilnym,
• kto kwalifikuje się do wyznaczenia rozmowy w trybie pilnym,
• kto nie musi się umawiać na rozmowę z konsulem USA.

Rejestracja w internetowym systemie umawiania spotkań wizowych

Spotkanie z konsulem USA można umówić zasadniczo na dwa sposoby: telefonicznie oraz przez internet. W każdym z tych przypadków należy jednak najpierw wejść na stronę https://cgifederal.secure.force.com/?language=Polish&country=Poland i zarejestrować się. Zrobimy to, klikając w link „Nowy użytkownik” i podając swoje podstawowe dane – imię i nazwisko, zgodnie z ich brzmieniem w paszporcie – oraz adres mailowy, a także ustalając hasło.

Gdy mamy już założony profil, po zalogowaniu należy kliknąć przycisk „Nowy wniosek/Wyznacz spotkanie” znajdujący się na górze tabelki po lewej stronie ekranu. Zostaniemy wówczas poproszeni o podanie pewnych informacji (p. niżej), które zatwierdza się kliknięciem przycisku „Kontynuuj” na dole po prawej stronie.

System przeprowadzi nas przez kolejne pytania, krok po kroku:

• Krok 1 – czy chodzi o wizę imigracyjną, czy nieimigracyjną?
• Krok 2 – w którym mieście ma się odbyć rozmowa z konsulem? (musi to być miasto wskazane wcześniej w formularzu DS-160)
• Krok 3 – wiza jakiej kategorii jest potrzebna? (zob. artykuł: „Rodzaje wiz do USA”)
• Krok 4 – doprecyzowanie odpowiedzi na poprzednie pytanie (przykładowo: jeśli w kroku 3 wybraliśmy wizę służbowo-turystyczną B-1/B-2, to w kroku 4 trzeba określić, czy nasz wyjazd ma mieć charakter służbowy, turystyczny, czy też planujemy połączyć obie te rzeczy)
• Krok 5 – tutaj wprowadzić trzeba szczegółowe dane z paszportu, jak również dane kontaktowe (telefon i adres pocztowy) oraz 10-cyfrowy numer kodu kreskowego ze strony potwierdzającej wysłanie formularza DS-160, czyli złożenie wniosku wizowego
• Krok 6 – jeśli o wizę stara się jednocześnie bliska nam osoba, w tym kroku możemy podać jej dane, aby razem z nią stawić się na spotkanie z konsulem (a także by wnieść wspólną opłatę wizową)
• Krok 7 – kilka pytań (m.in. o wiek, dotychczasowe wizyty w Stanach czy aresztowania w przeszłości), które pozwolą ustalić, czy rozmowa z konsulem w ogóle jest konieczna; nie wszyscy muszą bowiem ją odbyć (p. niżej); po kliknięciu przycisku „Kontynuuj” zostaniemy poproszeni jeszcze o wskazanie, czy po pomyślnie zakończonym spotkaniu w ambasadzie lub konsulacie paszport z wizą ma nam zostać dostarczony pod wskazany adres (za dodatkową opłatą), czy też odbierzemy go osobiście w jednym z biur firmy kurierskiej TNT (bezpłatnie);
• Krok 8 – tutaj w dolnej części ekranu znajduje się pole, w które wprowadzić należy numer pokwitowania opłaty wizowej MRV; aby go uzyskać, należy oczywiście wnieść opłatę, co również można zrobić na tym etapie, klikając nieco wyżej na link „Aby wyświetlić dostępne opcje płatności on-line kliknij TUTAJ” i postępując dalej zgodnie z procedurą opisaną dokładnie w artykule „Jak opłacić wizę do USA”.

Umawianie spotkania z konsulem przez internet

Dopiero po wniesieniu opłaty wizowej możliwe jest wybranie konkretnego terminu rozmowy z konsulem. Gdy w kroku 8 wprowadzimy numer pokwitowania, wyświetli się pytanie o nasz status. Najczęściej wskazać należy opcję „Regular”. Ewentualne wyjątki to uczestnicy programu EBFP oraz osoby, które nie mają polskiego obywatelstwa i nie mówią ani po angielsku, ani po polsku. W tym ostatnim przypadku czas oczekiwania na spotkanie w ambasadzie może się istotnie wydłużyć – zalecane jest więc mimo wszystko zaznaczenie opcji „Regular” i przyjście na rozmowę w towarzystwie tłumacza (p. niżej).

Po kliknięciu przycisku „Kontynuuj” wyświetli się kalendarz z dostępnymi datami spotkań. Po kliknięciu w jedną z nich wybrać będzie można natomiast orientacyjną godzinę rozmowy z konsulem. Gdy ustalimy odpowiadający nam termin, wystarczy jeszcze tylko kliknąć przycisk „Wyznacz spotkanie” na dole po prawej stronie. Pojawi się wówczas ekran potwierdzenia zapisu na spotkanie.

Potwierdzenie to należy wydrukować (kliknąwszy przycisk „Wersja do druku”) i wziąć ze sobą do ambasady lub konsulatu – co zaznaczono zresztą w sekcji „Instrukcje”, poniżej podsumowania wszystkich szczegółów dotyczących rezerwacji terminu. Znajdziemy tam też więcej wskazówek na temat tego, co można i trzeba przynieść na spotkanie, a czego zabierać nie wolno.

Umawianie spotkania z konsulem przez telefon

Gdy opłata za rozpatrzenie wniosku wizowego została już uiszczona, na rozmowę z konsulem można umówić się też telefonicznie, dzwoniąc do biura obsługi klienta Ambasady USA. Polsko- i anglojęzyczni pracownicy biura dostępni są pod numerem telefonu +48 22 3071361 od poniedziałku do piątku (z wyjątkiem 25 grudnia i 1 stycznia) w godzinach 8-19.

Podczas rozmowy telefonicznej trzeba podać unikalny numer użytkownika UID, który wyświetli się po zalogowaniu do systemu umawiania spotkań w prawym górnym rogu ekranu.

Oprócz numeru UID, aby umówić spotkanie z konsulem, potrzebne będą także:

• paszport (a konkretnie jego numer, data wydania i data ważności),
• 10-cyfrowy numer kodu kreskowego ze strony potwierdzającej złożenie wniosku DS-160,
• numer potwierdzenia opłaty wizowej.

Jak umówić się na spotkanie grupowe z konsulem USA

Przez telefon zarezerwować można termin tylko wtedy, gdy na rozmowę z konsulem – a docelowo do Stanów – wybieramy się w pojedynkę lub z najbliższymi (p. krok 6). Jeśli do USA chcemy jechać większą grupą (liczącą 5 albo więcej osób), konsul może przyjąć wszystkich jej członków jednocześnie, trzeba jednak o to poprosić przez internetowy system umawiania spotkań.

W tym celu jedna z osób, tzw. lider grupy, musi po zalogowaniu kliknąć przycisk „Podanie o zapis na spotkanie grupowe” w menu po lewej stronie. W podaniu należy uwzględnić szczegóły planowanej podróży oraz wskazać dogodny dla jej uczestników termin rozmowy z konsulem. Amerykańska placówka postara się w miarę możliwości uwzględnić te preferencje.

Lider grupy otrzyma odpowiedź z adresu no-reply@ustraveldocs.com. Tego typu wiadomości często automatycznie trafiają do folderu „Spam”, warto więc do niego zajrzeć, oczekując na rozpatrzenie podania. Jeśli prośba o spotkanie zostanie odrzucona, każdy z uczestników wycieczki będzie musiał umówić się na spotkanie z konsulem indywidualnie. Można jednak próbować wskazać ten sam dzień i podobną, a nawet tę samą godzinę. Czasem zdarza się, że pracownik ambasady lub konsulatu pozwala podejść podróżującym razem osobom na rozmowę jednocześnie. Warto rozważyć to rozwiązanie także wtedy, gdy nasza grupa liczy mniej niż 5 osób – wtedy bowiem nie ma nawet możliwości złożenia podania o spotkanie grupowe.

Jeśli podanie takie zostanie zaś rozpatrzone pozytywnie, w mailu do lidera grupy znajdą się dalsze instrukcje. Będzie musiał on w systemie umawiania spotkań kliknąć przycisk „Umów grupę”, a następnie zaznaczyć pole właściwe dla konkretnej grupy (jeżeli lider umawia więcej spotkań grupowych, ważne jest, by z kilku dostępnych opcji na pewno wybrał odpowiednią). Jeżeli natomiast nie ma zamiaru uczestniczyć w spotkaniu z konsulem, bo już posiada wizę, powinien się upewnić, że pole „dołącz do spotkania grupowego” pozostaje niezaznaczone.

Zanim lider grupy zacznie umawiać spotkanie, każdy członek tej grupy musi samodzielnie wypełnić i przesłać formularz DS-160, a także wnieść opłatę wizową. Podczas umawiania spotkania lider musi bowiem wprowadzić do systemu:

• numer paszportu oraz datę jego wydania i ważności,
• numer pokwitowania opłaty wizowej,
• 10-cyfrowy kod kreskowy ze strony potwierdzającej złożenie wniosku wizowego

dla każdego członka grupy z osobna.

Jak umówić się na rozmowę z konsulem w towarzystwie tłumacza

Rozmowa z konsulem USA może przebiegać zasadniczo w języku polskim albo angielskim. Jeżeli jednak osoba starająca się o wizę nie mówi w żadnym z tych języków, na spotkanie w ambasadzie lub konsulacie może przyjść w towarzystwie tłumacza. Nie musi to być tłumacz przysięgły – wystarczy np. pełnoletni członek rodziny czy kolega.

Obecność tłumacza musi natomiast zostać zgłoszona co najmniej 3 dni robocze przed wyznaczonym spotkaniem. W przeciwnym razie ze względów bezpieczeństwa tłumacz nie zostanie wpuszczony na teren amerykańskiej placówki dyplomatycznej. Zgłoszenie, zawierające imię i nazwisko tłumacza (zgodnie z ich brzmieniem w paszporcie lub innym dokumencie tożsamości, który trzeba będzie okazać), należy sformułować w języku polskim lub angielskim i wysłać na adres support-poland@ustraveldocs.com, a następnie oczekiwać na wiadomość zwrotną z potwierdzeniem zgłoszenia.

Jak odwołać rozmowę z konsulem USA albo zmienić jej termin

Jeżeli z ważnych przyczyn nie jesteśmy w stanie zjawić się w ambasadzie czy konsulacie na rozmowę w sprawie wydania wizy, można tę rozmowę odwołać lub przełożyć – telefonicznie (dzwoniąc na podany wyżej numer) albo za pośrednictwem internetowego systemu umawiania spotkań (klikając odpowiednio przyciski „Anulowanie spotkania” lub „Przełożenie spotkania” w menu po lewej stronie).

Możliwości w zakresie zmiany terminu umówionej rozmowy są jednak ograniczone. Najlepiej więc tak zaplanować spotkanie z konsulem, aby uniknąć komplikacji skutkujących np. koniecznością ponownego wniesienia opłaty wizowej.

Jak odległe są terminy rozmów z konsulem USA

Dostępne terminy rozmowy z konsulem mogą być mniej lub bardziej odległe, w zależności od tego, ile wniosków wizowych danej kategorii oczekuje aktualnie na rozpatrzenie, a także od tego, ilu pracowników ambasady bądź konsulatu jest w stanie na bieżąco się nimi zajmować. To zaś zmienia się sezonowo.

Aby sprawdzić, jak długiego oczekiwania mniej więcej należy się spodziewać, można wejść na stronę https://travel.state.gov/content/travel/en/us-visas/visa-information-resources/wait-times.html i wpisać nazwę miasta, w którym znajduje się interesująca nas placówka. W dniu 11 września 2019 r. na przykład spotkanie w Ambasadzie USA w Warszawie może odbyć się już w ciągu 1-2 dni kalendarzowych od momentu wyznaczenia jego terminu. W przypadku Konsulatu Generalnego w Krakowie czas ten wynosi już jednak 11 dni. W najgorszym zaś razie czekać możemy nawet miesiąc.

Przeczytaj też: Ile trwa wyrobienie wizy do USA

Jak umówić się na rozmowę z konsulem w trybie pilnym

W wyjątkowych sytuacjach możemy poprosić o umówienie rozmowy z konsulem w trybie pilnym – telefonicznie lub logując się do systemu wyznaczania spotkań i klikając stosowny przycisk w menu po lewej stronie. Aby się on pojawił, musimy najpierw zapisać się na pierwszy wolny termin „w trybie normalnym”.

Często okazuje się on zresztą nie aż tak odległy, by konieczna była zmiana tego terminu na wcześniejszy. A jeśli już trzeba jej dokonać, można to zrobić tylko przez system – nie telefonicznie – po uzyskaniu mailowej zgody nadesłanej z adresu no-reply@ustraveldocs.com (p. wyżej). Aby zaś taką zgodę uzyskać, musimy naszą prośbę dobrze uzasadnić, przedstawiając stosowny dokument:

W sytuacjach takich jak:

• ślub,
• zaoferowanie pomocy ciężarnej krewnej,
• ukończenie szkoły,
• udział w dorocznej konferencji,
• skorzystanie z oferty last-minute biura podróży

wnioski o umówienie rozmowy w trybie pilnym są rozpatrywane negatywnie, trzeba więc pamiętać o rozpoczęciu procedury ubiegania się o wizę z właściwym wyprzedzeniem.

Należy też wiedzieć, że wniosek o umówienie spotkania z konsulem w trybie pilnym można złożyć tylko raz. Jeśli zostanie odrzucony, nie można złożyć go ponownie – tak samo jak wtedy, gdy zostanie rozpatrzony przychylnie, ale składająca go osoba nie stawi się na rozmowie w ustalonym terminie lub nie uzyska wizy. Uzyskanie tej ostatniej zaś może stanąć pod znakiem zapytania, jeśli podczas rozmowy okaże się, że sprawa wcale nie jest aż taka pilna.

Przeczytaj także: „Najczęstsze pytania zadawane przez konsula USA”

Kto nie musi umawiać się na rozmowę z konsulem

Jak wcześniej wspomniano, nie wszystkie osoby ubiegające się o wizę muszą stawiać się osobiście w ambasadzie czy konsulacie. Do wyjątków należą:

• urzędnicy państwowi wybierający się w oficjalną podróż (wiza A-1, A-2),
• przedstawiciele organizacji międzynarodowych (G-1, G-2, G-3, G-4),
• przedstawiciele NATO i wojskowi podróżujący w celach służbowych (NATO 1-6),
• dzieci poniżej 14. roku życia, którym nie odmówiono wcześniej wizy ani wjazdu do USA (B-1/B-2; zob. też: „Wiza dla dziecka do USA – krok po kroku”),
• osoby powyżej 80. roku życia, którym nie odmówiono wcześniej wizy ani wjazdu do USA (B-1/B-2),
• mieszkający w Polsce obywatele RP, którzy odnawiają wizę – wygasłą maksymalnie rok wcześniej, a wydaną poprzednio na pełen okres ważności po 10 grudnia 2007 r. – i którym w międzyczasie nie odmówiono wizy/wjazdu do USA ani nie skradziono paszportu, o ile ich dane osobowe nie uległy zmianie (B-1/B-2, C-1/D, F, M; w przypadku wiz studenckich istnieje jeszcze wymóg kontynuacji tego samego programu nauki oraz zgodności numeru SEVIS na nowym i starym formularzu I-20).

To, czy możemy starać się o wizę bez konieczności odbycia rozmowy z konsulem, weryfikowane jest w kroku 7 rejestracji w internetowym systemie umawiania spotkań (p. wyżej).

Jeśli kwalifikujemy się jako jeden z wyjątków, system wygeneruje specjalny dokument (Interview Waiver Confirmation Letter). Należy go wydrukować i wraz z pozostałymi dokumentami niezbędnymi w procesie ubiegania się o wizę dostarczyć do jednego z biur firmy kurierskiej TNT (ich listę można znaleźć pod adresem: https://www.ustraveldocs.com/pl_pl/pl-loc-documentdropoff.asp#locations).

Firma ta bezpłatnie przekaże podanie do ambasady bądź konsulatu (jeśli spróbujemy dostarczyć je w inny sposób, nie zostanie ono rozpatrzone – chyba że ubiegamy się o wizę kategorii A, G lub NATO, gdzie obowiązują inne procedury). Decyzja o wydaniu wizy zapada w ciągu kolejnych 10 dni roboczych. Może się też jednak okazać, że mimo wszystko zostaniemy wezwani na rozmowę z konsulem. Wówczas będzie trzeba umówić jej termin tak, jak to opisano wyżej.

Przeczytaj także: „Jak wygląda rozmowa z konsulem USA”

Zdjęcie: Pixabay.com