Apostille i legalizacja dokumentów – kiedy potrzebne, jak uzyskać?

Apostille i legalizacja dokumentów - kiedy potrzebne, jak uzyskać?

Aby wystawiony w Polsce dokument był ważny również za granicą, konieczna może się okazać jego legalizacja albo zdobycie tzw. apostille. Co to oznacza?

Planujesz wziąć ślub lub kontynuować naukę poza Polską? A może chcesz tam podjąć pracę w regulowanym zawodzie, starasz się o świadczenia socjalne albo musisz udowodnić bankowi, że dysponujesz nieruchomością w innym kraju? To tylko kilka sytuacji, w których konieczne jest przedstawienie za granicą pisma wystawionego przez polski urząd. Często jednak sam taki dokument to za mało – trzeba jeszcze oficjalnie potwierdzić jego autentyczność „na szczeblu międzynarodowym”. O tym, jak to zrobić, piszemy w poniższym artykule.

Dowiesz się z niego m.in.:

  • jakie rodzaje uwierzytelnienia dokumentów mogą być wymagane za granicą,
  • kiedy nie trzeba poświadczać autentyczności wystawionych w Polsce dokumentów,
  • czym się różni apostille od legalizacji dokumentu,
  • kiedy potrzebna jest legalizacja, a kiedy apostille,
  • jak zalegalizować dokument na potrzeby przedstawienia go w innym kraju,
  • jak zdobyć apostille,
  • kto może poświadczyć autentyczność dokumentu,
  • co należy dołączyć do wniosku o apostille lub legalizację,
  • ile kosztuje legalizacja dokumentu, a ile kosztuje apostille,
  • czy można ubiegać się o apostille lub legalizację dokumentu pocztą lub przez pośrednika.

Zacznijmy od tego, że wspomniane potwierdzenie autentyczności dokumentu na potrzeby użycia go w innym państwie nie jest szczególnie trudne czy kosztowne. Z reguły też nie trwa długo. Gorzej, że istnieje całkiem sporo takich niezbyt skomplikowanych procedur i największym problemem bywa ustalenie, która z nich obowiązuje w danym przypadku. W dalszej części tekstu rozwiejemy sporo wątpliwości na ten temat, jednak zawsze warto dopytać w instytucji wymagającej od ciebie konkretnych dokumentów, w jakiej dokładnie formie mają być dostarczone. Może się bowiem zdarzyć, że potrzebne jest:

  • tylko oryginalne pismo,
  • tylko jego tłumaczenie przysięgłe,
  • postaranie się o tzw. apostille,
  • dokonanie tzw. legalizacji dokumentu,
  • dokonanie legalizacji tłumaczenia przysięgłego albo opatrzenie go klauzulą apostille,
  • przedłożenie zalegalizowanego bądź opatrzonego klauzulą apostille dokumentu oraz jego tłumaczenia przysięgłego,
  • przedłożenie pisma i jego tłumaczenia przysięgłego, przy czym każde z nich musi zostać zalegalizowane bądź opatrzone klauzulą apostille.

Przyjrzyjmy się teraz bliżej poszczególnym wariantom.

Kiedy nie trzeba potwierdzać autentyczności dokumentu za granicą

Najprostsze jest załatwianie urzędowych spraw między krajami należącymi do Unii Europejskiej. Rada UE i Parlament Europejski wydały bowiem w 2016 r. rozporządzenia mające na celu promocję swobodnego przepływu osób poprzez uproszczenie wymogów z zakresu przedkładania niektórych dokumentów. Chodzi m.in. o dokumenty dotyczące:

  • urodzenia, pozostawania przy życiu lub zgonu danej osoby,
  • jej imienia i nazwiska,
  • stanu cywilnego, w tym małżeństwa tudzież zdolności do jego zawarcia,
  • rozwodu, separacji lub unieważnienia małżeństwa,
  • pochodzenia lub przysposobienia dziecka,
  • miejsca zamieszkania lub miejsca pobytu,
  • obywatelstwa,
  • braku wpisu w rejestrze karnym.

Tego typu urzędowe pisma wydane w jednym państwie członkowskim UE są uznawane we wszystkich innych państwach członkowskich Unii od 16 lutego 2019 r., kiedy to wspomniane rozporządzenia weszły w życie.

Uwaga: na wniosek osoby, której dotyczy dany dokument, nadal można ubiegać się o apostille lub legalizację (p. niżej). Od 2019 r. nie ma już po prostu takiego obowiązku.

Umowy ułatwiające życie obywatelom zawierane były pomiędzy poszczególnymi krajami zresztą już wcześniej. Np. na mocy porozumienia Polski i Włoch od 1989 r. wystarczało przełożyć konkretne pismo z polskiego na włoski lub odwrotnie – byleby dokonał tego tłumacz przysięgły. Podobny układ mamy też z innymi krajami, niekoniecznie należącymi do UE.

Apostille a legalizacja dokumentów

Bodaj najważniejszą umową międzynarodową dotyczącą uwierzytelniania dokumentów jest konwencja haska z 1961 r., która znosi wymóg ich legalizacji. Do dziś podpisało ją niemal 120 państw, w tym Polska (aktualną listę znajdziesz tutaj). Krążące pomiędzy nimi pisma wystarczy opatrzyć tzw. klauzulą apostille, nieco łatwiejszą do zdobycia. Jeśli musisz okazać polski dokument w kraju niebędącym sygnatariuszem konwencji, konieczna będzie natomiast wspomniana legalizacja.

Sposób uzyskania apostille i legalizacji jest niemal identyczny – przynajmniej do pewnego momentu. I po jedno, i po drugie należy się udać do tej samej instytucji, którą zwykle jest Ministerstwo Spraw Zagranicznych (ale nie zawsze – p. niżej). Stąd też potocznie mówi się, że komuś potrzebna jest „pieczątka z ministerstwa” lub „pieczątka z MSZ”, bez rozróżniania, czy chodzi o apostille, czy o legalizację.

Ten drugi proces jest jednak o tyle dłuższy i trudniejszy, że po wstępnym uwierzytelnieniu pisma musi ono zostać dodatkowo poświadczone w oficjalnym przedstawicielstwie dyplomatycznym lub urzędzie konsularnym (tj. w ambasadzie lub konsulacie) danego kraju. Bez tego na terenie państwa „docelowego” dokument ów nie będzie miał żadnej mocy prawnej, nawet po weryfikacji w MSZ.

Przykład

Wyjeżdżasz do Norwegii i poznajesz tam miłość swojego życia. Planujecie wziąć ślub w Oslo. Norwegia nie należy do Unii Europejskiej, ale jest stroną konwencji haskiej, więc wystawione w Polsce dokumenty niezbędne do zawarcia małżeństwa muszą zostać opatrzone klauzulą apostille. W tym celu wystarczy postępować zgodnie z opisanymi niżej wskazówkami.

Jeśli jednak twoja druga połówka mieszka np. w Libanie, który nie jest sygnatariuszem konwencji, w analogicznej sytuacji musisz nie tylko zastosować się do poniższych wytycznych, ale też dostarczyć potem dokumenty do Ambasady Republiki Libańskiej w Warszawie.

Jak uzyskać apostille lub legalizację – krok po kroku

Jak już wspomnieliśmy, podmiotem wydającym apostille i dokonującym wstępnej legalizacji dokumentów wydanych w Polsce z reguły jest Ministerstwo Spraw Wewnętrznych. Czasem jednak jest nim np. Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej (NAWA). Czasem zaś, zanim złożysz w MSW wniosek o apostille bądź legalizację, musisz najpierw zdobyć poświadczenie od organu nadzorującego instytucję, która stworzyła dane pismo. Zależy to od rodzaju dokumentu, co ujęliśmy w formie poniższej tabeli.

Rodzaj dokumentu Podmiot wydający apostille/dokonujący legalizacji dokumentów
Dokumenty wydane przez urząd stanu cywilnego, opatrzone jego okrągłą pieczęcią oraz podpisem i pieczątką imienną urzędnika O apostille/legalizację można ubiegać się od razu w MSZ.
Tłumaczenia przysięgłe Jw.
Dokumenty notarialne Krok 1 – poświadczenie dokumentu przez właściwy sąd okręgowy (bo tylko sądy dysponują wzorami pieczęci i podpisów notariuszy).
Krok 2 – ubieganie się o apostille/legalizację w MSZ.
Dokumenty sądowe Krok 1 – poświadczenie dokumentu przez prezesa właściwego sądu okręgowego (nawet jeśli pismo zostało wydane przez ten właśnie sąd).
Krok 2 – ubieganie się o apostille/legalizację w MSZ.
Zaświadczenia o niekaralności wydawane w punktach informacyjnych Krajowego Rejestru Karnego przy sądach rejonowych i okręgowych O apostille/legalizację można ubiegać się od razu w MSZ.
Odpisy z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) opatrzone pieczęcią Centralnej Informacji KRS i podpisem pracownika KRS Jw.
Odpisy z CEIDG opatrzone pieczęcią Ministra Przedsiębiorczości i Technologii oraz podpisem pracownika tegoż ministerstwa. Jw.
Dokumenty handlowe Krok 1 – poświadczenie dokumentu przez Krajową Izbę Gospodarczą lub właściwą regionalną izbę gospodarczą.
Krok 2 – ubieganie się o apostille/legalizację w MSZ.
Dokumenty wydawane przez uczelnie wyższe:

  • dyplom ukończenia studiów,
  • suplementy do dyplomu,
  • dyplom doktorski,
  • dyplom habilitacyjny,
  • duplikaty lub odpisy powyższych (również w języku obcym),
  • świadectwo ukończenia studiów podyplomowych (lub jego duplikat),
  • zaświadczenie o ukończeniu studiów
Od 1 lutego 2018 r. autentyczność dokumentów poświadcza nie MSZ, ale Narodowa Agencja Wymiany Akademickiej. Niemniej, jeśli konieczna jest legalizacja, a nie tylko apostille, po weryfikacji w NAWA należy złożyć wniosek o legalizację również w MSZ.
Dokumenty inne niż wymienione po lewej uwierzytelnia uczelnia, która je wydała – tylko w wyjątkowych, dobrze uzasadnionych przypadkach może to zrobić dyrektor NAWA.
Kopie notarialne i tłumaczenia przysięgłe dyplomów weryfikuje MSZ.Uwaga: NAWA nie poświadcza dokumentów przeznaczonych do obrotu prawnego w Burundi, Kosowie i Chinach (z wyjątkiem Hongkongu i Makau).
Dokumenty wydawane przez uczelnie kościelne Autentyczność dokumentów poświadcza Sekretariat Konferencji Episkopatu Polski.
Dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydawane przez instytuty zrzeszone w Polskiej Akademii Nauk (PAN) oraz międzynarodowe instytuty badawcze utworzone w Polsce na podstawie odrębnych przepisów Krok 1 – poświadczenie dokumentu przez Prezesa PAN.
Krok 2 – ubieganie się o apostille/legalizację w MSZ.
Dyplomy doktorskie i habilitacyjne wydawane przez instytuty badawcze nadzorowane przez poszczególne ministerstwa Krok 1 – poświadczenie dokumentu przez właściwe ministerstwo.
Krok 2 – ubieganie się o apostille/legalizację w MSZ.
Dokumenty wydawane przez szkoły artystyczne Autentyczność dokumentów poświadcza Departament Szkolnictwa Artystycznego i Edukacji Kulturalnej w Ministerstwie Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
Świadectwa szkolne, świadectwa dojrzałości, dyplomy i zaświadczenia wydawane przez okręgowe komisje egzaminacyjne Autentyczność dokumentów, zależnie od ich rodzaju, poświadczyć mogą:

  • Ministerstwo Edukacji Narodowej (MEN),
  • kurator oświaty właściwy ze względu na siedzibę danej szkoły,
  • dyrektor okręgowej komisji egzaminacyjnej.

We wszystkich przypadkach należy skontaktować się z MEN, aby uzyskać dalsze instrukcje.

Dyplomy mistrzowskie i świadectwa rzemieślnicze Krok 1 – poświadczenie dokumentu przez Związek Rzemiosła Polskiego w Warszawie.
Krok 2 – ubieganie się o apostille/legalizację w MSZ.
Inne dokumenty urzędowe, opatrzone pieczęcią urzędu oraz pieczątką imienną i podpisem urzędnika O apostille/legalizację można ubiegać się od razu w MSZ.

Uwaga
Dokumenty wystawiane przez dyplomatów i urzędników konsularnych oraz dokumenty administracyjne związane z transakcjami handlowymi i operacjami celnymi legalizowane są według osobnych regulacji.

Wniosek o apostille lub legalizację w MSZ

Samo ubieganie się o apostille bądź legalizację dokumentów we wszystkich instytucjach wygląda bardzo podobnie, a ewentualne różnice to np. inny wzór formularza wniosku, adres czy dokładny czas oczekiwania na załatwienie sprawy. Cały proces opiszemy więc na przykładzie Ministerstwa Spraw Zagranicznych, zwłaszcza że to tam najczęściej trzeba dostarczyć pisma wymagające uwierzytelnienia. Można to zrobić zasadniczo na dwa sposoby: osobiście lub korespondencyjnie.

Uwaga
Ze względu na zagrożenie koronawirusem COVID-19 wnioski o apostille bądź legalizację dokumentów chwilowo składać można wyłącznie w trybie korespondencyjnym. Ograniczenia w międzynarodowym transporcie przesyłek mogą zaś dodatkowo wydłużyć czas oczekiwania na przetworzenie sprawy, jeśli wysyłasz wniosek do Polski z zagranicy.

Osobiście stawić się należy przy ul. Kruczej 38/42 w Warszawie. Referat ds. Legalizacji przyjmuje interesantów od poniedziałku do piątku w godz. 9:00-14:00. Kompletna aplikacja powinna natomiast zawierać:

Dokumenty, które mają zostać zalegalizowane bądź opatrzone klauzulą apostille Uwaga: nie mogą to być kserokopie ani wydruki z platformy ePUAP! MSZ nie legalizuje ponadto poświadczeń za zgodność kopii z oryginałem dokonanych przez izby gospodarcze.
Wypełniony formularz wniosku o apostille/legalizację dokumentów Można go wypełnić na miejscu lub wydrukować wcześniej, pobrawszy tutaj.
Dowód wniesienia opłaty skarbowej w wysokości 60 zł za każdy dokument wymagający apostille oraz 26 zł za każdy dokument wymagający legalizacji Uwaga: tłumaczenie przysięgłe liczy się tutaj jako osobny dokument!

Wpłaty można dokonać:

  • w kasie urzędu m.st. Warszawy przy ul. Nowogrodzkiej 43,
  • przekazem pocztowym,
  • przelewem na rachunek bankowy nr 21 1030 1508 0000 0005 5000 0070 (odbiorca: Centrum Obsługi Podatnika, tytuł: opłata skarbowa za wydanie apostille/legalizację dokumentu).

Dane do płatności z zagranicy:

  • SWIFT CODE: CITIPLPX
  • IBAN: PL21 1030 1508 0000 0005 5000 0070

Dokumenty może złożyć osoba, której one dotyczą, lub jej reprezentant, np. znajomy, krewny albo zawodowy pośrednik. W przypadku MSZ nie jest tu wymagane żadne upoważnienie (ale już np. NAWA go oczekuje). Pisma są gotowe do odbioru zazwyczaj tego samego dnia, chyba że ich liczba przekracza 10 – wówczas ministerstwo zastrzega sobie prawo do nadania apostille lub legalizacji najpóźniej w dniu następnym.

Czas rozpatrywania podań nadesłanych pocztą jest znacznie dłuższy i wynosi aż 2-3 tygodnie od momentu wpłynięcia wniosku do MSZ. Jest to jednak wygodne rozwiązanie, jeśli na stałe przebywasz za granicą, bo dokumenty zostaną po prostu odesłane na wskazany przez ciebie adres – nie zapomnij tylko dołączyć go do aplikacji! Powinna się więc ona zawierać:

  • wniosek,
  • uwierzytelniane dokumenty,
  • dane kontaktowe i adres zwrotny,
  • dowód wniesienia opłaty skarbowej – wyłącznie przelewem na konto (jeśli dołączysz gotówkę do przesyłki, wniosek nie zostanie rozpatrzony, a pieniądze zostaną ci odesłane przekazem pocztowym, w kwocie pomniejszonej o koszt jego nadania).

Uwaga
Adres do korespondencji jest inny niż adres osobistego stawiennictwa:
Referat ds. Legalizacji
Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Al. Szucha 21, 00-580 Warszawa

Zdjęcie: Pixabay.com

Kliknij gwiazdkę, aby ocenić artykuł

Ocena średnia: / 5. Ilość głosów: